Tipps zur Eröffnungsbilanz einer GmbH
Da ich bei der Vorbereitung meiner Eröffnungsbilanz auf einiges achten musste, möchte ich in diesem Artikel auf Stolpersteine bei der Erstellung der Eröffnungsbilanz einer GmbH hinweisen.
Erstellung der Bilanz
Buchungssätze sind bei modernen ERP-Systemen schnell mal gemacht und da die Gründungskosten direkt bei der Gründung einer GmbH anfallen, könnte man meinen, man erstellt die Eröffnungsbilanz, nachdem man die Kosten für etwa Notar, Handelsregister und Gewerbeamt schon gebucht hat. Aber Halt!
So geht das nicht! In die Eröffnungsbilanz gehören keine Gründungskosten. Die Eröffnungsbilanz spiegelt den Zustand wider, den die GmbH direkt nach der Gründung und noch vor der Bezahlung der Kosten hat.
D.h. die korrekte Vorgehensweise ist, dass man die Bilanz am besten noch vor dem Buchen der Buchungssätze für die Zahlung der Kosten erstellt.
Kostenstellen wie 4390 (Sonstige Abgaben), 4950 (Rechts- und Beratungskosten) und 1576 (Abziehbare Vorsteuer 19%) im DATEV Kontenrahmen 03 bzw. 6430 (Sonstige Abgaben), 6825 (Rechts- und Beratungskosten) und 1406 (Abziehbare Vorsteuer 19%) im DATEV Kontenrahmen 04 kommen nicht in die Eröffnungsbilanz. Das dürfte auch einer der größten Unterschiede zu einer normalen Bilanz sein.
Stattdessen müssen Sachen wie die Stammeinlage der Gründer und Bankkonten in der Bilanz enthalten sein.
Kostenlose Software zur Übermittlung
Wenn man nun die Bilanz korrekt im ERP-System erstellt hat, kommt man zum nächsten Problem: Viele ERP-Systeme bieten keine Anbindung an ELSTER an. Leider muss man aber die Eröffnungsbilanz digital über ELSTER ans Finanzamt übermitteln.
Anders als das im Privaten bei der Steuererklärung oder etwa bei dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung der Fall ist, hat ELSTER im Moment auch kein schönes Formular, was man hierfür einfach ausfüllen könnte.
Das bedeutet, man muss mehr oder weniger eine der zugelassenen Softwarelösungen zum Übermitteln der Bilanz verwenden. Eine solche Lösung ist etwa myebilanz.
myebilanz ist in der BASIS-Version kostenlos. Allerdings muss man für die BASIS-Version schon etwas vertraut mit Computern sein. Denn in der BASIS-Version muss alles über eine große Konfigurationsdatei manuell eingestellt werden.
Ich möchte jetzt nicht zu tief in die Details der Software eingehen, da sich das auch mit jeder neuen Version ändern kann und das Handbuch die Funktionen sehr detailliert erklärt.
Zur groben Vorgehensweise: Zuerst sollte man, nach der Auswahl von SKR 03 oder 04, die Stammdaten des Unternehmens in die Konfigurationsdatei eintragen, anschließend die im Handbuch beschriebenen Eigenheiten für eine Eröffnungsbilanz eintragen und danach die Daten aus dem ERP-System in dem beschriebenen Format in eine Tabellenkalkulation einfügen. Aus der Tabellenkalkulation kann man dann mit der korrekten Formatierung eine CSV-Datei exportieren, welche man dann wiederum in der Konfigurationsdatei angibt.
Aus der Auswahl des Kontenrahmens erstellt die Software ein paar Mappings für das XBRL Format. Es kann aber gut möglich sein, dass ein paar dieser Zuordnungen für den jeweiligen Fall fehlen. Dann kann man Tools wie https://steuerrechner24.de/e-bilanz/ verwenden, um erst die korrekte Zuordnung zu ermitteln und dann in der Konfigurationsdatei anzugeben.
Die Übermittlung
Hat man die Bilanz vorbereitet und auch in myebilanz importiert und getestet, könnte man nun theoretisch die Eröffnungsbilanz übermitteln. Da gibt es nur ein Problem: Einen funktionstüchtigen Zugang zur Übermittlung der Daten hat man erst, wenn das Unternehmen auch eine Steuernummer hat.
Diese Steuernummer hat man erst, nachdem der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ans Finanzamt übermittelt und bearbeitet wurde. Davor kann man mit dem Firmenaccount bei ELSTER nur diesen Fragebogen übermitteln.
Angeblich soll man aber auch mit dem privaten ELSTER Account die Firmen-Eröffnungsbilanz übermitteln können. Hat man also noch keine Firmen-Steuernummer, kann man jetzt entweder warten bis diese erteilt wurde oder es mit dem privaten Account versuchen.
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